4 เคล็ดลับ Google Docs ที่ทำให้ชีวิตง่ายขึ้น Google Docs เป็นเเพลตฟอร์มที่หลายคนใช้ทำเอกสาร เพราะใช้งานได้ฟรี สะดวก แถมทำงานออนไลน์แบบเรียลไทม์กับเพื่อนได้ แต่รู้มั้ยว่า Google Docs มีฟีเจอร์ที่ทำให้เราใช้งานได้สะดวกมากขึ้น แล้วมีฟีเจอร์อะไรบ้าง
Voice Typing พิมพ์ด้วยเสียง
ฟีเจอร์พิมพ์ด้วยเสียงจะแปลงจากเสียงพูดของเราเป็นตัวอักษรตามที่เราพูด โดยที่เราไม่ต้องพิมพ์เอง สามารถใช้ได้ด้วยวิธีดังต่อไปนี้
- ไปที่หน้าเอกสาร
- กด Tools
- กด Voice Typing
- กดเลือกภาษาที่ต้องการ
- กดไอคอนรูปไมค์ หรือจะกดคีย์ลัด Command+Shitf+S สำหรับ Apple และ Ctrl+Shitf+S สำหรับ Windows
เพียงเท่านี้ระบบก็จะเริ่มพิมพ์ด้วยเสียงให้ และเมื่อพูดจบแล้วก็กดที่ไมค์เพื่อหยุดการพิมพ์ด้วยเสียง ใครพิมพ์ช้าหรือขี้เกียจพิมพ์ก็สามารถใช้ฟีเจอร์ Voice Typing ได้เลย แต่ก็ต้องมาตรวจเช็กความถูกต้องอีกครั้ง เพราะบางคำอาจจะสะกดผิดได้
Explore เสิร์ชข้อมูลผ่าน Google ได้ทันที
เวลาทำงานใน Google Docs แต่ต้องหาข้อมูลไปด้วย เลยต้องสลับแท็บหน้าต่างเพื่อไปค้นข้อมูลใน Google จะดีกว่าไหมถ้าเรากด Explore เพื่อเสิร์ชข้อมูลผ่าน Google ได้ทันที ทำได้ตามนี้เลย
- ไปที่ Tools
- กด Explore หรือกดคีย์ลัด Command+Option+Shitf+I สำหรับ Apple และ Ctlr+Alt+Shitf+I สำหรับ Windows
เพียงเท่านี้ก็สามารถพิมพ์ค้นหาได้เลย สะดวกรวดเร็วสุด ๆ หรือจะแทรกรูปภาพจาก Google ก็กดที่ Images ได้ ชอบรูปไหนก็ลากมาวางเลย ไม่ต้องกดเซฟก่อนรูปมาลงเครื่อง
ซิงก์ตารางจาก Sheets แล้วไปวางใน Google Docs
เวลาที่ก๊อบตารางจาก Google Sheets ลงมาวางใน Google Docs เวลาที่ตารางมีการอัปเดต ก็ต้องมาคอยอัปเดตข้อมูลให้ตรงกันใหม่ใช่ไหม แบบนี้อาจเกิดความผิดพลาดได้ แต่รู้ไหมว่าเราสามารถก๊อบปี้ตารางใน Google Sheets ไปใส่ใน Docs โดยmeให้ไฟล์ซิงก์ข้อมูลกันเองได้ตามวิธีดังต่อไปนี้เลย
- Copy ตารางจาก Google Sheets
- สลับมายัง Google Docs คลิกขวาเลือก Paste
- เลือก Link to spreadsheet
- กด Paste
เท่านี้ก็จะได้ตารางมาจาก Google Sheets มาวางลงใน Google Docs แบบที่สามารถอัปเดตข้อมูลได้ และเราก็สามารถอัปเดทข้องมูลได้โดยการเปิด Google Docs แล้วก็มากดที่ไอคอนรีเฟรช (Linked table options) พอกด Update ข้อมูลที่แก้ไขใน Google Sheets ก็จะแก้ไขใน Google Docs ไปด้วยทันที
คำเตือน! แต่การจะให้ข้อมูลซิงก์กันนี้ การแก้ไขจะเกิดขึ้นเมื่อมีการแก้ไขที่ Google Sheets เท่านั้น ถ้าหากแก้ไขข้อมูลบน Google Doc ข้อมูลต้นฉบับบน Google Sheets จะไม่ถูกแก้ตามด้วย
สร้างรูปแบบ Email และส่งจาก Google Docs
ใครเบื่อที่จะต้องส่งอีเมลซ้ำ ๆ รูปแบบเดิม ๆ ต้องใช้ฟีเจอร์นี้ ไม่ต้องสร้างเมลใหม่หลาย ๆ ครั้ง แถมยังช่วยกันเขียนเมลได้ด้วย สามารถทำได้ตามนี้เลย
- พิมพ์ @ เลือก Email draft แล้วระบบจะขึ้นช่องต่าง ๆ มาให้เรากรอกเหมือนในเมล
- เมื่อเขียนเสร็จแล้วก็สามารถแชร์ Docs ให้หัวหน้ามาช่วย Approve เมลก่อนส่งได้
และเมื่อผ่านแล้ว ไม่ต้องคักลอกทั้งหมดนี้ไปเปิดเมล เพราะเรากดส่งเมลได้จากใน Docs นี้เลย โดยการกดที่ไอคอนรูป Gmail หรือ Preview in Gmail จากนั้นระบบจะเด้งไปที่หน้าต่าง Gmail โดยมีข้อมูลที่เรากรอกลงไปทั้งหมดโชว์ขึ้นมา เพื่อตรวจเช็กเรียบร้อย ก็กด Send ได้เลย
และนี่ก็คือเคล็ดลับการใช้ Google Docs อย่างมือโปร ที่ทำให้เราทำงานได้สะดวก และประหยัดเวลามากขึ้น
ชมรายการ ไอที 24 ชั่วโมง ตอน “ เคล็ดลับ Google Docs ใช้งานยังไงให้โปร ประหยัดเวลา แถมทำงานง่ายขึ้น ” ได้ที่รายการย้อนหลังตอนนี้เลย
https://www.it24hrs.com/2024/tips-google-docs/
ออกอากาศวันเสาร์ที่ 4 กุมภาพันธ์ 2567
รายการไอที 24 ชั่วโมง ทางช่อง 9MCOT HD ทุกวันอาทิตย์ เวลา 13.00 น.
ยังมีบทความที่น่าสนใจ
เล่น TikTok ก็เสียเงินได้ รวมกลโกง หลอกลวงของมิจฉาชีพใน TikTok
https://www.it24hrs.com/2024/tiktok-scams/
อย่าลืมกดติดตามอัปเดตข่าวสาร เทคนิคดีๆกันนะคะ Please follow us
Youtube it24hrs
Twitter it24hrs
Tiktok it24hrs
facebook it24hrs
ติดต่อโฆษณา [email protected] โทร 0802345023