แม้ว่า Gmail จะให้พื้นที่เก็บข้อมูลได้เยอะก็จริงแต่ถ้าหากคุณใช้ร่วมกับ Google Drive หรือส่งอีเมลแบบแนบไฟล์งาน ไฟล์เสียง ไฟล์ภาพแทบทุกวันละก็ โอกาสที่พื่้นที่ฟรี 15 GB ซึ่งเป็น Gmail + Google Drive รวมกันจะเต็มเร็วมีสูง หากใช้จนเต็มแล้วก็ไม่สามารถรับอีเมลเพิ่ม หรืออัพโหลดฝากไฟล์เพิ่มได้ จะต้องลบไฟล์ที่ไม่ใช้แล้วออก หรือยอมเสียเงิน 80 บาท ต่อเดือนเพื่อขยายพื้นที่เป็น 100GB แทน เลยนำเสนอวิธีค้นหาไฟล์แนบ เพื่อลบอีเมล เพิ่มพื้นที่ว่างให้กับ Gmail + Google Drive กัน
วิธีค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบ แบบหาตามชื่อสกุลไฟล์
ให้ลองพิมพ์คำค้นบนช่องค้นหาของ Gmail ตามตัวอย่างดังนี้
- พิมพ์ filename:mp3 เพื่อค้นหาไฟล์แนบที่เป็นไฟล์ MP3 บน gmail
- พิมพ์ filename:mov เพื่อหาไฟล์วีดีโอสกุล mov
- พิมพ์ filename:mp4 เพื่อหาไฟล์วีดีโอสกุล mp4
- พิมพ์ filename:wav เพื่อหาไฟล์เสียงสกุล .wav
คราวนี้ลองเปลี่ยนสกุล หลัง filename:____ เป็นสกุลอื่นเช่น avi , wmv , wma , zip , rar ไปเรื่อยๆ ซึ่งการค้นหาแบบนี้จะเป็นการค้นหาพวกไฟล์วีดีโอ ไฟล์เสียง ที่ส่งทาง Gmail นั่นเอง ส่วนใหญ่จะเป็นไฟล์เก่าที่เคยเปิดและดาวน์โหลดแล้ว หรือไฟล์ที่เราแนบเองแล้วส่งให้เพื่อน คราวนี้แนะนำให้ลบอีเมลเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง หากไฟล์ไหนเป็นไฟล์สำคัญ ให้ทำการดาวน์โหลดไฟล์แนบลงคอม ก่อนลบอีเมล
วิธีค้นหาอีเมลฉบับเก่าที่แทบไม่คิดจะเปิดอ่านแล้ว
ลองพิมพ์คำว่า older_than:2y บนช่องค้นหาของ Gmail จะพบอีเมลเก่าที่อยู่ในกล่องจดหมายที่มีอายุมากกว่า 2 ปี ปรากฎอยู่ ลองเช็คดูว่าเมลไหนสำคัญกับเรามั้ย ถ้าไม่มีก็ทำการลบจดหมายฉบับนั้นออกไป
การค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่
ลองพิมพ์คำว่า larger:5m บนช่องค้นหาของ Gmail เพื่อให้หาจดหมายที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่กว่า 5MB มาแสดง ซึ่งส่วนใหญ่อาจเป็นพวกไฟล์งานเอกสาร หรือไม่ก็จะเป็นไฟล์ภาพ , ไฟล์เสียง ไฟล์วีดีโอ ลองดูว่าไฟล์นั้นสำคัญกับเราหรือไม่ ถ้าเป็นไฟล์ที่ไม่สำคัญแล้วก็ลบอีเมลฉบับนั้นออกได้เลย
เพียงเท่านี้ก็เพิ่มเนื้อที่ให้กับ Google Storage ( Gmail + Google Drive ) ได้แล้ว อย่างไรก็ตามไฟล์แนบส่วนใหญ่บน Gmail จะมีขนาดเล็กเมื่อเทียบกับ Google Drive ดังนั้นลองดูไฟล์ในพื้นที่ Google Drive ของคุณด้วยว่า มีไฟล์ที่จำเป็นต้องใช้หรือไม่ หากไฟล์นั้นไม่สำคัญก็ควรลบข้อมูลออกจาก Google Drive ด้วย
ข้อมูลจาก fieldguide.gizmodo.com