วิธีตั้งค่าการประชุมผ่าน zoom ให้ปลอดภัย หลังย้อนกลับไปในช่วงเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 หนึ่งในแอปยอดฮิตที่ใช้ในการทำงาน Work from Home รือ Zoom ในที่ทำงานสำหรับการประชุมทางวิดีโอ ดังนั้นแอป Zoom จึงกลายเป็นที่นิยมในทันที แม้ว่าจะมีบริการการประชุมทางวิดีโออื่นให้เลือกใช้ แต่ Zoom ก็ยังเป็นตัวเลือกยอดนิยม ดังนั้นหากคุณใช้ Zoom เวอร์ชันฟรีละก็ บทความนี้คือวิธีรักษาการประชุมบน Zoom ให้ปลอดภัย
วิธีตั้งค่าการประชุมผ่าน zoom ให้ปลอดภัย
ใช้ Meeting ID และรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกัน
Zoom จะเพิ่มรหัสผ่านให้กับบัญชีโดยอัตโนมัติ และสามารถฝังรหัสผ่านเหล่านั้นในลิงก์การประชุมได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำหนดเวลาการประชุม คุณจะเห็นว่าลิงก์มีรหัสการประชุมและรหัสผ่านสำหรับการประชุมหลังจากนั้น ใครก็ตามที่คุณส่งลิงก์ไปให้จะสามารถเข้าถึงการประชุมของคุณได้ทันทีโดยไม่ต้องโพสต์รหัสผ่านแยกต่างหาก และหากพวกเขาตัดสินใจที่จะโพสต์ลิงก์นั้นแบบสาธารณะ รหัสผ่านดังกล่าวจะลบล้างการรักษาความปลอดภัยใดๆ ที่รหัสผ่านอาจให้ไว้
ดังนั้นแม้ว่าทุกคนที่ใช้ Zoom จะมี ID การประชุมส่วนตัว การใช้ ID นั้นสำหรับการประชุมทั้งหมดของคุณหมายความว่าผู้คนจำนวนมากขึ้นจะรู้จัก ID นั้น และเพิ่มโอกาสที่คนนอกอาจเข้ามาได้ และนี่คือสิ่งที่ควรควรทำหากเปิดห้องใหม่บน Zoom
- หากคุณกำลังใช้แอป Zoom ให้คลิกที่ปุ่ม “Schedule”” หากคุณกำลังใช้อินเทอร์เฟซบนเว็บ ให้คลิกที่ “Schedule a meeting” ที่บรรทัดบนสุด ไม่ว่าในกรณีใด หน้าต่าง “Schedule a meeting” จะปรากฏขึ้น
- คุณสามารถป้อนหัวข้อการประชุมและคำอธิบายได้หากต้องการ ใส่วันที่ เวลา และระยะเวลาของการประชุมของคุณ (หากคุณใช้แผนแบบฟรีและจะมีผู้เข้าร่วมมากกว่าสองคนในการประชุม คุณมีเวลาไม่เกิน 40 นาที)
- มองหา “Meeting ID” และตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก “Generate Automatically” แล้ว ซึ่งจะสร้าง ID เฉพาะสำหรับการประชุมนั้นแทนที่จะใช้ ID การประชุมส่วนตัวของคุณ
- ภายใต้หัวข้อความปลอดภัย คุณจะได้รับการกำหนดรหัสผ่าน คุณสามารถเปลี่ยนได้หากต้องการ
- ด้านล่างนี้ ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณเปิดใช้งาน “Waiting Room” เพื่อให้คุณสามารถอนุมัติใครที่ต้องการเข้าสู่พื้นที่การประชุม
- คลิก “Advanced Options” หากคุณต้องการอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเข้าร่วมโดยไม่ต้องใช้ห้องรอ (ซึ่งวิธีนี้ไม่แนะนำ) ปิดเสียงเมื่อเข้ามา บันทึกการประชุมโดยอัตโนมัติ หรืออนุมัติหรือบล็อกรายการจากพื้นที่ทางภูมิศาสตร์เฉพาะ
- คลิกที่ “บันทึก”
- คุณมักจะถูกนำไปที่หน้าที่คุณจะเห็นตัวเลือกทั้งหมดสำหรับการประชุมนั้น ลงไปได้ครึ่งทาง คุณสามารถคลิก “Copy the invitation” เพื่อบันทึกข้อมูลอย่างง่ายดาย เพื่อให้คุณส่งให้ผู้เข้าร่วมได้
- และนั่นแหล่ะ เมื่อคุณพร้อมแล้ว คุณสามารถคลิกที่ปุ่มสีน้ำเงิน “Start this Meeting” หรือใช้ลิงก์การประชุมที่สร้างขึ้น
ใช้ Waiting Room
คุณสามารถอนุมัติใครก็ได้ที่ต้องการเข้าร่วมการประชุมโดยใช้ Waiting Room ห้องรอเสมือนจริง จากนั้นคุณสามารถเลือกได้ว่าให้เขาเข้ามาได้หรือไม่
เมื่อผู้เข้าร่วมแต่ละคนคลิกที่ลิงค์ พวกเขาจะถูกขอให้รอ ในขณะที่คุณจะได้รับการแจ้งเตือนที่ด้านบนของหน้าจอบอกคุณว่ามีคนเข้ามาในห้องรอ คุณสามารถยอมรับได้ทันทีหรือคลิกที่ “View”
การต้องอนุมัติทุกคนที่ต้องการเข้าร่วมอาจเป็นเรื่องยุ่งยากที่ต้องรับมือ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณคาดหวังคนจำนวนมาก แต่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมของคุณจะอยู่ในที่นั้นจริงๆ
Lockdown ไม่แชร์ห้อง เตะออก
มีฟีเจอร์ความปลอดภัย Zoom อื่นๆ ที่คุณสามารถใช้ป้องกันตัวเองและผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้
ถ้าคุณรู้แน่ชัดว่าใครอยู่ในการประชุมของคุณและทุกคนอยู่ที่นั่น คุณสามารถล็อกการประชุมได้โดยคลิกลิงก์ “Security” ที่ด้านล่างของหน้าจอและเลือก “Lock Meeting” เมื่อคุณทำเช่นนั้นแล้ว แม้แต่ผู้ที่มี ID Meeting และรหัสผ่านก็ไม่สามารถเข้ามาได้
การใช้เมนูเดียวกัน อาจเป็นความคิดที่ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังจัดประชุมกับผู้คนจำนวนมาก ให้ยกเลิกการเลือก “Share Screen” ออกไป หากโชคร้ายที่ใครสักคนที่ตั้งใจจะขัดขวางการประชุมได้รับอนุญาตให้แชร์หน้าจอ พวกเขาอาจทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ รู้สึกไม่สบายใจอย่างมาก (หาก ณ จุดหนึ่ง ผู้เข้าร่วมมีความจำเป็นต้องแชร์หน้าจอของตนโดยชอบด้วยกฎหมาย คุณสามารถเปิดใช้การแชร์อีกครั้งได้ภายหลัง)
หากผู้เข้าร่วมเริ่มประพฤติตัวไม่ดี แต่คุณไม่จำเป็นต้องไล่พวกเขาออก (หรือคุณต้องการพูดคุยถึงสิ่งที่คุณจะไปรับพวกเขา) คุณสามารถให้พวกเขากลับเข้าห้องรอได้ คลิกไอคอน “Participants” ที่ด้านล่างของหน้าจอ ค้นหาชื่อผู้เข้าร่วมในแผงด้านข้างที่เป็นผลลัพธ์ วางเมาส์เหนือชื่อของพวกเขา จากนั้นคลิก “more ” > “Put in waiting room” ผู้เข้าร่วมจะเข้าถึงการประชุมไม่ได้อีกต่อไป อันที่จริงแล้วพวกเขาจะกลับมาในห้องรอจนกว่าคุณจะตัดสินใจปล่อยให้เขากลับมา
หากเกิดปัญหาขึ้นจริงๆ ให้คลิกที่ไอคอนความปลอดภัย แล้วเลือก “Suspend Participant Activities” ตามที่ Zoomกล่าวไว้ การดำเนินการนี้จะหยุด “วิดีโอ เสียง การแชทในการประชุม คำอธิบายประกอบ การแชร์หน้าจอ และการบันทึกในช่วงเวลานั้นทั้งหมด” และในฐานะโฮสต์ คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการรายงานผู้ใช้รายใดรายหนึ่งหรือไม่ คุณยังสามารถให้รายละเอียดของปัญหาพร้อมกับภาพหน้าจอได้ บุคคลนั้นจะถูกลบออกจากการประชุม จากนั้นคุณสามารถเปิดใช้งานคุณสมบัติต่างๆ ของคุณอีกครั้งและดำเนินการประชุมต่อได้
อ้างอิง The Verge cover zoom.us
อ่านบทความและข่าวอื่นๆเพิ่มเติมได้ที่ it24hrs.com
วิธีตั้งค่าการประชุมผ่าน zoom ให้ปลอดภัย
อย่าลืมกดติดตามอัพเดตข่าวสาร ทิปเทคนิคดีๆกันนะคะ Please follow us
Youtube it24hrs
Twitter it24hrs
Tiktok it24hrs
facebook it24hrs