วิธีการประชุมออนไลน์ให้ปลอดภัย และสอดคล้องตามกฎหมาย ทั้งนี้การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญในการปรับตัวการประชุมจากนัดเจอหน้ากันที่ออฟฟิศมาสู่การประชุมออนไลน์ เนื่องจากการระบาดของโควิด-19 ในช่วงกว่า2 ปี สร้างการเปลี่ยนแปลงอย่างใหญ่หลวงต่อวิถีชีวิตของผู้คน โดยเฉพาะการผลักดันให้เกิดการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ทั้งในชีวิตประจำวัน การทำงาน รวมถึงการขับเคลื่อนองค์กรของหน่วยงาน จากเดิมมีประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ (คสช.)คือ จะจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) หรือประชุมออนไลน์ ได้ หนึ่งในสามขององค์ประชุมต้องอยู่ในที่เดียวกันและต้องอยู่ในประเทศ ซึ่งในช่วงที่มีการระบาดอย่างรุนแรงทำแบบนั้นไม่ได้ กระทบไปถึงการประชุมของผู้ถือหุ้นบริษัทใหญ่ ๆ ETDA จึงพยายามหาช่องทางที่จะทำให้การประชุมออนไลน์ถูกต้องตามกฎหมาย โดย ณ ตอนนั้นมีการออก พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 หรือ พ.ร.ก.e-Meeting นั่นเอง
ETDA จึงร่วมกับกระทรวงดิจิทัลฯ เร่งออกประกาศกระทรวงเกี่ยวกับมาตรฐานการประชุมออนไลน์ ที่มั่นคงปลอดภัย รวมถึงเร่งทำระบบรับรองระบบการประชุมออนไลน์ให้กับผู้ให้บริการรายต่าง ๆ ถือเป็นกิจกรรมแรกที่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในช่วงโควิด-19 เพื่อทำให้การประชุมออนไลน์สามารถดำเนินได้โดยถูกกฎหมาย
วิธีการประชุมออนไลน์ให้ปลอดภัย และถูกกฎหมาย มีดังนี้
1.ผู้เข้าร่วมประชุมต้องแสดงตัวตนให้ชัดเจน ก่อนการประชุม
2.การประชุมต้องสื่อสารได้ด้วยเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ โดยต้องมีช่องสัญญาณอย่างเพียงพอและมีช่องทางสำรองไว้รองรับในกรณีที่เกิดปัญหา
3.ต้องมั่นใจว่าผู้ที่เข้าร่วมประชุมสามารถเข้าถึงเอกสารประกอบการประชุมได้ ซึ่งอาจจะส่งเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเริ่มการประชุม หรือมีช่องทางที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าถึงเอกสาร หรือแสดงให้เห็นในระหว่างการประชุม
4.ถ้าต้องมีการลงคะแนน อย่าลืมจัดให้มีการออกเสียงลงคะแนนหรือลงมติได้
5.บันทึกเสียง หรือภาพและเสียง ของผู้เข้าร่วมประชุมตลอดเวลาการประชุม เว้นแต่เป็นการประชุมลับ
6.การจัดเก็บข้อมูลหรือหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับการประชุม รายละเอียด เช่น ข้อมูลการแสดงตน รายชื่อของผู้เข้าร่วม ถ้ามีการลงคะแนนต้องเก็บวิธีการลงคะแนน กรณีเกิดเหตุขัดข้องต้องมีการบันทึกเหตุขัดข้อง มีการระบุข้อมูลจราจร (Log) ว่ามีใครเข้าประชุมบ้าง เริ่ม-เลิกประชุมกี่โมง
7.ต้องมีช่องทางให้แจ้งเหตุขัดข้องในระหว่างการประชุมได้ เช่น ถ้าสัญญาณไม่ดี สัญญาณขาด ไม่ได้ยินเสียง ให้โทรหาฝ่ายเลขาฯ หรือพิมพ์แจ้งในช่อง Chat
ทั้งนี้สามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมออนไลน์ ได้ที่เว็บไซต์ ETDA (สพธอ.)
อ้างอิง ETDA
อ่านบทความและข่าวอื่นๆเพิ่มเติมได้ที่ it24hrs.com
วิธีการประชุมออนไลน์ให้ปลอดภัย และสอดคล้องตามกฎหมาย
อย่าลืมกดติดตามอัพเดตข่าวสาร ทิปเทคนิคดีๆกันนะคะ Please follow us
Youtube it24hrs
Twitter it24hrs
Tiktok it24hrs
facebook it24hrs