วิธีล็อคไฟล์งาน Microsoft Word ควรรู้ไว้เพื่อให้เพื่อนร่วมงานหรือตัวเอง ได้เพิ่มความระมัดระวังในการดู และแก้ไขเอกสารซึ่งมีความสำคัญ ในกรณีแก้ไขไฟล์ผิด ข้อมูลก็อาจผิดตามไปได้ ทางป้องกันที่ดีที่สุด ควรมีการป้องกันเอกสาร ซึ่งหลายท่านอาจไม่เคยทำสำหรับผู้ใช้ Microsoft Word หรือไฟล์ Microsoft Office ต่างๆ
วิธีล็อคไฟล์งาน Microsoft Word เพื่อป้องกันเอกสารถูกแก้ไข
ให้เปิดไฟล์งาน Microsoft Word ที่คุณเคยสร้างแล้วขึ้นมา จากนั้นคลิกที่เมนูไฟล์
เลือกด้านซ้ายที่ ข้อมูล แล้วเลือกที่ปุ่ม ป้องกันเอกสาร ซึ่งจะมีรายการย่อยให้เลือกดังนี้
- เปิดแบบอ่านอย่างเดียวเสมอ คือ ให้โปรแกรม Office เตือนผู้ที่จะแก้ไขเอกสารป้องกันการแก้ไขผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ หากต้องการแก้ไขจริงๆให้คลิกที่ปุ่ม แก้ไข เอา
- เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน เป็นการป้องกันไม่ให้มีการเปิดอ่าน หรือแก้ไขไฟล์ ด้วยการเพิ่มรหัสผ่านยืนยันก่อนการเปิดไฟล์ (คลิกที่นี่เพื่ออ่านบทความวิธีการตั้งรหัสผ่าน)
- จำกัดการแก้ไข ควบคุมการแก้ไขไฟล์จากคนอื่น โดยอาจให้ผู้ใช้ได้สิทธิการแก้ไขไฟล์นี้เฉพาะคุณกับเพื่อนของคุณเท่านั้น คนอื่นที่ไม่ได้ จะไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้ สามารกำหนดล็อกการจัดรูปแแบบได้ และข้อจำกัดการแก้ไขเช่น ความคิดเห็น กรอกฟอร์ม เป็นต้น ซึ่งมีตัวอย่างการตั้งค่าทางรูปด้านล่าง
- เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล
- กำหนดให้เป็นขั้นสุดท้าย คือแจ้งผู้อ่านไฟล์นี้ทราบว่าเอกสารสมบูรณ์แล้ว ไม่ต้องการแก้ไขเพิ่มเติมอีก
ดังนั้นการป้องกันเอกสาร ช่วยเตือนไว้ก่อนแก้ไขไฟล์งาน จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการเปิดไฟล์แล้วถูกแก้ไขไฟล์งานได้ ซึ่งเชื่อว่าหลายๆท่านไม่เคยลองใช้คำสั่งเหล่านี้
ข้อมูลจาก howtogeek