ในยุคนี้ พฤติกรรมการทำงานคนใน Office นั้นเปลี่ยนไป จากเดิมที่การทำงานจำกัดอยู่แค่ห้องสี่เหลี่ยมหรือในบริษัท แต่เวลานี้เรามักจะเห็นการทำงานนอกสถานที่หรือตามร้านกาแฟกันมากขึ้น ซึ่งตอนนี้เรากำลังเข้าสู่ยุคใหม่ของการทำงานแบบที่ไหนเมื่อไหร่ก็ได้ เป็นเทรนด์ที่กำลังเกิดขึ้นในตอนนี้และในอนาคต มาดูกันว่า Office ยุคใหม่จะมีหน้าตาเป็นอย่างไรบ้าง
Back Office
การทำงานใน Office ยุคใหม่จะมีอุปกรณ์ที่หลากหลายมากขึ้น คอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะหน้าตาเดิมๆก็จะมีรูปแบบใหม่ๆให้เลือกใช้งานมากขึ้น มีหน้าจอหลายขนาด สามารถทำงานหลายจอได้ในเวลาเดียวกัน อีกทั้งยังมีโน้ตบุ๊กหลายดีไซน์ให้เลือกใช้ มีโทรศัพท์ตั้งโต๊ะที่สามารถคุยแบบเห็นหน้าผ่านอินเตอร์เน็ต นอกจากนี้ยังมีรูปแบบการทำงานแบบ BYOD (Bring Your Own Device) ที่พนักงานจะนำอุปกรณ์ของตนเองไม่ว่าจะเป็นแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนมาใช้ในการทำงาน แต่การใช้งานนั้นบริษัทหรือผู้บริหารก็ต้องคำนึงถึงความปล่อยภัยจากการเข้าถึงของอุปกรณ์ ที่อาจมีการรั่วไหลของข้อมูล โดยในเวลานี้ก็มีระบบที่สามารถป้องกันอันตราย รองรับการเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูลในการส่งผ่าน และสามารถทำลายข้อมูลเมื่ออุปกรณ์เหล่านี้สูญหาย
Meeting Room
การประชุมงานก็มีความสะดวกมากขึ้น จากเดิมที่ต้องนั่งประชุมกันเยอะๆในห้อง แต่ในยุคใหม่ เราสามารถประชุมงานแบบที่ไหน เมื่อไหร่ก็ได้ด้วย Teleconference ผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่นแท็บเล็ต สมาร์ทโฟน กล้องเว็บแคมที่เชื่อมต่อกับจอทีวีหรือคอมพิวเตอร์ มีไมไครโฟนในการพูดคุย เป็นต้น ทำให้สามารถประชุมได้แม้จะอยู่คนละสถานที่ ไม่มีข้อจำกัดอีกต่อไป
Training Room
ในแต่ละบริษัทก็จะมีการ Training พนักงาน ซึ่งเราสามารถใช้อุปกรณ์ในยุคใหม่ในการสอนพนักงาน เช่น Smart Board หรือกระดานอัจฉริยะ ที่สามารถขีดเขียนและเรียนพร้อมๆกันต่างสาขา ต่างสถานที่ได้ ทำให้ประหยัดเวลา และลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ซึ่งผู้เรียนก็สามารถโต้ตอบกับผู้สอนได้ทันที
Data Center
ข้อมูลสำคัญต่างๆในบริษัทจะถูกเก็บไว้ใน Data Center โดย Data Center นั้นจะประกอบไปด้วยตัวประมวลในการทำงาน ที่เก็บข้อมูลและ Network ที่ใช้ในการเชื่อมต่อข้อมูลไปสู่ผู้ใช้งานทาง Internet หรือผ่านทางเครือข่ายในองค์กร โดยจะมีระบบสำรองไฟที่ทำงานคู่กัน ให้สามารถทำงานต่อได้ 24 ชั่วโมงหากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด
Monitoring Room
เป็นอีกหนึ่งห้องที่บริษัทควรมี โดยเป็นห้องที่จะใช้ในการควบคุม Data Center และจะต้องมีเจ้าหน้าที่ด้านไอทีดูแล เพิ่มความมั่นใจว่าข้อมูลต่างๆของบริษัทนั้นปลอดภัย ซึ่งยังสามารถตรวจเช็คสถานะและควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ต่างสาขาได้ หากจะอัพเกรด Software ก็ไม่ต้องเดินทางไปอัพเกรดต่างสาขา สามารถส่งผ่าน Internet และอัพเกรดได้จากห้องนี้เลย
Coffee Café
การทำงานในยุคใหม่ ไม่ได้จำกัดแค่ไหน Office เราจะเห็นหลายคนนั่งทำงานอยู่ในร้านกาแฟ หรือหลังเลิกงานก็จะไปนั่งตามร้านกาแฟ ซึ่งการทำงานในยุคใหม่นี้ เราสามารถใช้ระบบ Cloud Computing ในการทำงานอย่างต่อเนื่องได้ โดยข้อมูลจากบริษัทที่เราดึงมาใช้นั้น จะถูกเก็บอยู่ใน Data Center โดยเราดึงมาใช้ด้วยระบบ Cloud เป็นการตอบโจทย์การทำงานยุคใหม่แบบที่ไหนเมื่อไหร่ก็ได้
จะเห็นได้ว่าทั้ง Hardware และ Software และคอนเซปต่างๆ มีออกมารองรับการทำงานของคนยุคใหม่มากขึ้น และพร้อมสำหรับอนาคต ซึ่งหากบริษัทต่างๆปรับตัว วางแผนเลือกใช้ให้ดี ก็จะสามารถลดต้นทุนในการทำงาน เพิ่มความสะดวกรวดเร็ว ประสิทธิภาพในการทำงานก็จะดีขึ้นตามมาอีกด้วย