ในงานสัมมนา “เปิดโลกไอที พลิกสู่ชีวิตที่ดีกว่า” หัวข้อ ใช้มือถือให้คุ้มค่า มาเรียนรู้การทำงานแบบโมบาย มีการพูดคุยเรื่องของการจัดการเอกสารผ่าน Cloud มีหลายเครื่องมือที่น่าสนใจ จึงนำมาฝากชาว IT24 ชั่วโมง
ยุคนี้ เป็นยุคที่การทำงาน ไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมบนโต๊ะทำงานอย่างเช่นสมัยก่อนแล้ว พนักงานมีการเคลื่อนไหวอยู่ตลอดเวลา ออกไปหาลูกค้า ออกไปประชุมข้างนอก นั่งทำงานในร้านกาแฟ หรือแม้แต่เอางานกลับไปทำที่บ้าน ภาพที่คุ้นตาเมื่อ 2 – 3 ปีก่อน คือพนักงานแบกกระเป๋าโน้ตบุคหนักร่วม 3 กิโลกรัม เพราะเอางานกลับไปทำที่บ้าน หรืออาจก้อปปี้ไฟล์ใส่ Thumb Drive เพื่อไปทำงานต่อที่บ้าน ซึ่งก็เสี่ยงกับไวรัส และข้อมูลบริษัทรั่วไหล
ปัจจุบันมีบริการจัดเก็บข้อมูลแบบออนไลน์ หรือที่เรียกว่า Cloud (คลาวด์) ซึ่งให้บริการสร้างเอกสารได้ฟรี ที่สำคัญ มีพื้นที่ให้จัดเก็บเอกสารและข้อมูลแบบฟรีๆ สร้างเอกสารได้แบบง่ายๆ เหมือนกับโปรแกรม Office ปกติ โดยสามารถใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ที่มีเบราวเซอร์ แม้แต่เครื่องที่ห้ามติดตั้งโปรแกรมใดๆก็สามารถใช้งานได้ ขอเพียงมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
รู้หรือไม่ว่า เครื่องมือในการสร้าง แก้ไข และจัดการเอกสารแบบฟรีๆ นั้นอยู่ใกล้ตัวมากจนเราคาดไม่ถึง เพราะมาพร้อมกับ Microsoft Account หรือ Microsoft Passport ซึ่งก็คือ บัญชี Hotmail, Live.com, Windowslive, Outlook.com นั่นเอง เรียกว่าใครที่มีอีเมล์ของไมโครซอฟต์ คุณได้พื้นที่ในการสร้าง จัดการ เก็บเอกสารแบบฟรีๆ จากเครื่องมือใกล้ตัวมากๆ โดยที่เราไม่เคยได้ใช้งานเลย
เมื่อเราล็อกอินเข้าไปเช็กอีเมล์ หน้าตา Outlook.com แบบใหม่ จะพบกับเมนู Outlook มุมซ้ายบน และข้างๆมีลูกศรลง ให้เราแตะหรือคลิกที่ปุ่มลูกศรลง จะพบเมนูเพิ่มเติมคือ จดหมาย การเชื่อมต่อบุคคล ปฏิทิน และ SkyDrive
เราสามารถเลือก SkyDrive โดยในหน้า SkyDrive เราจะพบหน้าต่างดังนี้
เราสามารถจัดเก็บข้อมูลเอกสาร รูปภาพ โดยมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขั้นต้น 7GB แจกฟรีสำหรับทุก Account (หากสมัคร Office 365 จะได้เนื้อที่ใช้งานเพิ่มเติม)เราสามารถสร้างเอกสารได้ทั้ง Word, PowerPoint, Excel, OneNote และทำแบบสำรวจผ่าน Excel ได้ด้วย ซึ่งการทำงานจะเหมือนกับโปรแกรม Office ปกติ เพียงแต่ใช้งานบนเบราวเซอร์ (แนะนำให้หมั่นเซฟบ่อยๆ เพราะหากเบราวเซอร์แฮงค์ เอกสารเราจะอาจจะสูญหายได้ แต่ไม่ต้องกังวล เพราะหากเราเซฟครั้งแรกแล้ว เรายังสามารถกู้คืนเอกสารได้)
เราลองสร้างเอกสาร Word โดยเขียนบทความนี้ผ่าน Word Web App และจัดเก็บผ่าน SkyDrive เอกสารจะจัดเก็บนอกโฟลเดอร์บน SkyDrive และสามารถแชร์ กำหนดให้เพื่อนแก้ไขเอกสารได้ หรือหากเราทำงานที่ออฟฟิศ แล้วต้องไปทำงานต่อที่บ้านก็ไม่ต้องเซฟไฟล์ใส่ Thumb Drive ให้หวั่นเกรงต่อไวรัสอีกต่อไป เพราะจัดเก็บข้อมูลไว้บน Cloud
อีกเครื่องมือที่ช่วยในการสร้าง แก้ไข จัดการเอกสารบน Cloud แบบฟรีๆ ก็คือ docs.com เข้าใช้งานได้โดยผ่านเว็บไซต์ www.docs.com และที่น่าตื่นเต้นคือ เครื่องมือนี้ ใกล้ตัวเรามาก ทุกคนที่ใช้ Facebook สามารถใช้งาน docs.com ได้ทันที
คุณสามารถจัดการเอกสาร Word PowerPoint Excel และ PDF รวมไปถึงแชร์บน Facebook ได้ บริการนี้จัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ของ Facebook หากคุณล็อกอิน Facebook อยู่แล้ว เมื่อเข้า docs.com ก็จะล็อกอินด้วย Facebook ให้โดยอัตโนมัติ
การแชร์ เป็นการแชร์ให้กับเพื่อนบน Facebook โดยเลือกแชร์ให้กับเพื่อนรายบุคคล กรุ๊ป ทุกคน หรือโพสบน Facebook Profile ได้ด้วย ส่วนการ Edit ก็กำหนดค่าได้เช่นกัน