เมื่อวันจันทร์ที่ 21 พฤษภาคมที่ผ่านมา Microsoft ได้จัดงาน Workshop แนะนำการจัดการอีเมลล์กองโต (Graymail ) ให้เป็นระเบียบและอ่านเมลล์ได้สบายๆด้วยฟีเจอร์เครื่องมือจัดการ Graymail ที่ถูกสร้างขึ้นโดยเว็บไซต์ Hotmail ที่คุณใช้นี่เอง ฟีเจอร์นี้เป็นที่ยอมรับและใช้อย่างแพร่หลายทั่วโลกด้วย
ก่อนอื่นรู้จักคำว่า Graymail กันก่อน ซึ่งคำนี้มีบัญญัติไว้ใน Wikipedia ด้วย โดย Microsoft ได้ตั้งคำนี้ขึ้นแทนความหมายของกลุ่มอีเมลล์ที่คุณอ่านเป็นประจำหรืออ่านผ่านๆไป เช่น จดหมายข่าว ข้อเสนอดีลพิเศษ และการแจ้งเตือนต่างจากพวก social network ก็มีการส่งเตือนผ่านอีเมลล์ด้วย เจ้าของอีเมลล์ยังสนใจจดหมายจาก Graymail พวกนี้ แต่ถ้าอ่านไปแล้วแต่ลืมลบจดหมาย จดหมายนั้นก็ยังอยู่จนล้นเป็นกองโตเลยทีเดียว
ความหมาย Graymail นั้นมันแตกต่างจาพวกอีเมลล์ขยะ หรือ สแปม (spam) ที่แม้ว่าคุณจะไม่ได้สมัครไม่สนใจเลย และไม่ต้องการมันสักนิด เค้าก็จะพยายามส่งเมลล์แบบนี้มาเข้า Inbox ทุกครั้ง
Mr.Barrie Ooi หัวหน้ากลุ่มผลิตภัณท์ Hotmail และ Windows Live จาก Microsoft Asia Pacific กล่าวว่า “ในความเป็นจริงแล้ว ร้อยละ 75 ของอีเมลที่ถูกรายงานว่าเป็นอีเมลขยะนั้นคือ Graymail โดยร้อยละ 50 เป็นจดหมายข่าวและข้อเสนอ ร้อยละ 17 เป็นข่าวอัพเดตจากเครือข่ายสังคมออนไลน์ ร้อยละ 9 เป็นข่าวสารจากกลุ่มและการแจ้งเตือน และอีเมลจากคนรอบตัวของเราซึ่งมีเพียงร้อยละ 14 เท่านั้น”
ในปี 2555 ผู้ใช้ได้รับอีเมลเฉลี่ยที่ 14,600 อีเมลต่อปีและใช้เวลาจัดการอีเมลอยู่มากกว่า 1 ชั่วโมงต่อวัน จึงเป็นสาเหตุหนึ่งที่ ทาง Microsoft Hotmail ได้พัฒนาฟีเจอร์เด็ด มาจัดการจดหมาย Graymail เพื่อช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบกล่องข้อความได้อย่างและอย่างรวดเร็ว และใช้งานง่าย อำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้อีเมลล์ นี่เอง
วิธีการจัดระเบียบอีเมลมีวิธีการง่ายๆ ผ่านทาง Hotmail ลองทำตามดังนี้
- ใช้ sweep จัดการอีเมลย้ายไปโฟลเดอร์ที่ต้องการ หรือลบโดยอัตโนมัติ
- ตั้งเวลาในการลบอีเมลพวกโฆษณา ดีลพิเศษ โดยอัตโนมัติหลังดีลหมดเขตแล้ว การลบหรือบล็อคจดหมายข่าวที่ไม่ต้องการ ส่วนบิลค่าใช้จ่ายก็จะถูกส่งเข้าโฟลเดอร์ที่คุณตั้งไว้ทันที โดยอัตโนมัติ
- ตั้งหัวข้อหมวดหมู่จดหมาย เพื่อสะดวกในการค้นหาเมลล์ที่สำคัญมากขึ้น
- ใช้ Flag On Light (รูปธง) ที่จดหมาย เพื่อให้อีเมลที่ต้องการอยู่ด้านบนสุดของ Inbox ในกรณีเป็นเมลล์สำคัญ เช่นกำหนดงานต่างๆ
เพียงเท่านี้จดหมายอีเมลล์ของคุณที่เต็มไปด้วย Graymail ก็จะลดลงหรือดูเป็นระเบียบมากขึ้น หากดูขั้นตอนอย่างละเอียดพร้อมทิปที่ช่วยอำนวยความสะดวกต่างๆ สามารถชมได้ที่เว็บไซต์ www.conquergraymail.com
นอกจากนี้มีข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับ Hotmail ดังนี้
- Hotmail เปิดให้บริการฟรีอีเมลล์ครั้งแรก ปี 1996 ปัจจุบันให้บริการ 15 ปีแล้ว
- มีผู้ใช้ Hotmail เป็นประจำ กว่า 360 ล้านคนทั่วโลก ในส่วนผู้ใช้ในประเทศไทย มีผู้ใช้งาน Hotmail เป็นประจำประมาณ 10 ล้านคน
- มีการส่งจดหมายผ่านทาง Hotmail ทั่วโลก 5 พันล้านฉบับ ต่อวัน
- มีเอกสารที่แชร์ผ่านทาง skydive กว่า 350 ล้านเอกสาร
- มีการส่งรูปผ่านทาง Hotmail กว่า 6.5 ล้านรูป ต่อเดือน
จากที่ทีมงาน ได้สัมภาษณ์ ท่าน Mr.Barrie Ooi เกี่ยวกับการให้บริการ Hotmail ภาคภาษาไทย ซึ่งมีผู้ชมอยากร้องเรียนปัญหามากในเรื่องสแปม และเรื่องบัญชีโดนบล็อคนั้น แต่มีปัญหาเรื่องการสื่อสารเรื่องภาษา ทาง Microsoft ได้เปิดบริการถามตอบ ที่ answer.microsoft.com เพื่อให้ความช่วยเหลือลูกค้า Microsoft แล้ว ทั้งตัวผลิตภัณฑ์ Hotmail และผลิตภัณฑ์อื่นๆ เช่น Windows7 , Windows Phone และ Microsoft Office ด้วย โดยมีเจ้าหน้าที่คนไทยคอยตอบข้อสงสัยและให้ความช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมง
ขอขอบคุณข้อมูลจาก Microsoft Thailand